Onbelast interventies aanbieden via de WKR: hoe zit dat?

U biedt uw werknemers via Mijnbedrijfszorg allerlei interventies aan. Hiermee investeert u in de vitaliteit van uw werknemers. Maar een investering is natuurlijk nooit gratis. U als werkgever ontvangt ieder kwartaal de rekening van die interventies. Hoe gaat u om met deze kosten? Hoe zit dat fiscaal? Moet u er loonbelasting over betalen of vallen de interventies onder de werkkostenregeling (WKR)? En is het mogelijk om de kosten te verhalen op de zorgverzekering van de werknemer?

 

Best ingewikkeld, daarom leggen we het graag uit.


Wat is de WKR?


Laten we beginnen bij het begin: wat is de WKR eigenlijk? Via de WKR kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. Dat kan een abonnement voor het openbaar vervoer zijn, een kerstpakket, laptop maar ook een interventie van Mijnbedrijfszorg.

 

Er kan maximaal 1,7% van de totale loonsom (tot en met € 400.000, daarboven maximaal 1,2%) van alle werknemers besteed worden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Dit is de vrije ruimte. Komt het bedrag van de vergoeding boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% loonbelasting betalen.

 

Let op: de vrije ruimte is in 2020 in verband met corona eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever. In deze moeilijke periode kunt u uw werknemers wat extra tegemoet komen dus!

 

Niet alles gaat ten koste van de vrije ruimte

Gelukkig gaan niet alle vergoedingen ten koste van uw vrije ruimte. Veel interventies op Mijnbedrijfszorg komen in aanmerking voor een gerichte vrijstelling of een nihilwaardering. Of dit kan is afhankelijk van drie dingen:

 

  1. De specifieke situatie
  2. De in te zetten interventie
  3. Uw beleid als werkgever

Dat zegt nog niet zoveel. Om u een beter beeld te geven, schetsen we twee situaties met concrete voorbeelden van interventies die niet ten koste gaan van de vrije ruimte.

Situatie 1: re-integratie na ziekte

Stel, één van uw werknemers is (deels) ziek. Als werkgever moet u de werknemer dan helpen met zijn of haar re-integratie. U krijgt hierbij te maken met de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). Deze wet is er om re-integratie te stimuleren en langdurig verzuim te voorkomen. In de wet staan alle stappen beschreven die u als werkgever en de werknemer zelf moet volgen bij ziekte en re-integratie.

 

De benodigde interventies en acties voor de re-integratie legt u samen met de werknemer vast in een plan van aanpak, op basis van de probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst. Denk aan een aanpassing van de werkplek, een belastbaarheidsonderzoek of een interventie zoals Arbeidsfysiotherapie. Deze en andere interventies van Mijnbedrijfszorg zijn gericht op het zogeheten 1e spoor van de WVP, die focust op terugkeer in de oude of aangepaste functie in uw organisatie.

 

U als werkgever betaalt de kosten van de interventie(s) en andere acties voor de re-integratie. Dit kan het hele bedrag zijn, maar ook een deel. Soms kan de werknemer namelijk, geheel of gedeeltelijk, aanspraak maken op de eigen zorgverzekering voor vergoeding van de kosten. Dat heet ontdubbelingOf u de kosten nou geheel of gedeeltelijk betaalt, in beide gevallen worden de kosten niet beschouwd als loon en het gaat niet koste van de vrije ruimte


Ontdubbeling: de kosten delen

Bij ontdubbeling worden de kosten (deels) betaald vanuit:

 

  • de basisverzekering van de werknemer. Dit kan bijvoorbeeld bij psychologische zorg. 
    Let op: hierbij wordt het eigen risico van de werknemer aangesproken.
  • de aanvullende zorgverzekering van de werknemer. Dit is het geval bij onder andere fysiotherapie.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van ontdubbelen bij de verschillende interventies van Mijnbedrijfszorg? Bij welke interventies kan het wel en bij welke niet? Neem een kijkje op: www.mijnbedrijfszorg.nl/ontdubbelen

Situatie 2: verzuim voorkomen en vitaliteit bevorderen

 

Een organisatie met gezonde en vitale werknemers. Dat is belangrijk voor u én voor uw werknemers. Minder verzuim, een hoge productiviteit en tevreden werknemers. Win-win! Logisch dat u daar in wilt investeren.

 

Omdat u niet wettelijk verplicht bent om dat te doen - zoals bij situatie 1 - worden deze kosten gezien als loon. Dit zou betekenen dat u hierover loonheffing en sociale lasten moet afdragen. Gelukkig is hier wat op bedacht: de gerichte vrijstelling en de nihilwaarderingWe leggen ze allebei even uit.

 

Gerichte vrijstelling

De Belastingdienst heeft bepaalde vergoedingen vrijgesteld van loonheffing en sociale lasten. Onbelast vergoeden, zonder dat het ten koste gaat van de vrije ruimte dus. Maar wat komt in aanmerking voor een gerichte vrijstelling? We zetten het voor u op een rij.

 

  1. Ontwikkeling van arbeidsrelevante kennis en vaardigheden
    Cursussen, congressen, workshops of vakliteratuur die een werknemer nodig heeft voor het verder ontwikkelen van kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk. Deze zijn allemaal gericht vrijgesteld. De interventie Energiek Leidinggeven en persoonlijk leiderschap van Mijnbedrijfszorg komt hier bijvoorbeeld voor in aanmerking. 

  2. Arbo-voorzieningen
    Arbo-voorzieningen zijn ook gericht vrijgesteld. Of de werkgever ze nou vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, in alle gevallen geldt een gerichte vrijstelling. U kunt dus onbelast vergoeden, zonder dat het ten koste gaat van uw vrije ruimte. De Arbo voorzieningen moeten wel aan de volgende voorwaarden voldoen:
  • u als werkgever heeft een Arbo-plan;
  • de verstrekking maakt daar in redelijkheid deel van uit;
  • de verstrekking vindt plaats tijdens werktijd;
  •  de werknemer gebruikt de voorzieningen (gedeeltelijk);
  • de werknemer geen eigen bijdrage is verschuldigd;
  • er is geen sprake van een aanmerkelijke privébesparing van de werknemer.


Goed om te weten
: een groot deel van de preventieve interventies op Mijnbedrijfszorg valt onder de gerichte vrijstelling, zolang u als werkgever voldoet aan bovenstaande voorwaarden. Uitgangspunt bij de beoordeling van (loonbelasting)vrijstelling is dat de werkgever zorg draagt voor de veiligheid en gezondheid van uw werknemers. Alle vergoedingen en verstrekkingen moeten specifiek gericht zijn op alle aan de arbeid verbonden aspecten, en niet met name gericht op de algemene gezondheid van de werknemer. Kortom: als het maar met het werk te maken heeft.

 

De definitieve beoordeling van de vrijstelling van geleverde interventie(s) ligt bij de Belastingdienst.


Nihilwaardering

Bepaalde voorzieningen op de werkplek krijgen een zogeheten nihilwaardering, waardoor ze niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Denk aan vers fruit en koffie of thee op de werkplek, maar bijvoorbeeld ook de interventie KantoorYoga Masterclass van Mijnbedrijfszorg.

 

Goed om te weten: een nihilwaardering geldt alleen bij loon in natura, niet bij vergoedingen in geld.  

In één overzicht
Situatie Interventie Voorwaarde(n) Gevolgen voor de kosten

Situatie 1 

Re-integratie na ziekte


Interventies gericht op re-integratie 
  • De interventies zijn onderdeel van een plan van aanpak 
 

Wordt niet gezien als loon en gaat niet ten koste van de vrije ruimte.

Kosten kunnen soms worden verhaald op zorgverzekering werknemer (ontdubbeling).

Situatie 2 

Verzuim voorkomen en vitaliteit bevorderen

Cursussen, seminars, workshops of congressen
  • Het moet gaan om kennisontwikkeling die nodig is voor het specifieke werk van de werknemer. 
Wordt gezien als loon, maar komt in aanmerking voor gerichte vrijstelling. Hierdoor gaat het niet ten koste van de vrije ruimte.
   

Arbo-voorzieningen

 
  • Er is een Arbo-plan
  • De verstrekking maakt deel uit van het Arbo-plan
  • De verstrekking vindt plaats tijdens werktijd
  • De werknemer gebruikt de voorzieningen
  • De werknemer is geen eigen bijdrage verschuldigd
  • Er is geen sprake van een aanmerkelijke privébesparing van de werknemer
Wordt gezien als loon, maar komt in aanmerking voor gerichte vrijstelling. Hierdoor gaat het niet ten koste van de vrije ruimte.
  Overige voorzieningen op de werkplek
 
  • De voorzieningen zijn op de daadwerkelijke werkplek.
  • Geldt alleen voor loon in natura.
Wordt gezien als loon, maar komt in aanmerking voor nihilwaardering. Hierdoor gaat het niet ten koste van de vrije ruimte.

Wat als de interventie niet onder de WVP, gerichte vrijstelling of nihilwaardering valt?

Als een interventie niet in één bovenstaande categorieën valt, dan wijst u de vergoeding aan als eindheffingsloon. Dit eindheffingsloon komt wel ten laste van de vrije ruimte. Dit wordt beoordeeld door de Belastingdienst.

 

Zolang de vrije ruimte nog niet vol is, leidt dit niet tot extra kosten voor u als werkgever. Is de vrije ruimte wel vol? Dan betaalt u loonbelasting over het bedrag boven de vrije ruimte in de vorm van een eindheffing van 80%.

 

Voor meer (specifieke) informatie verwijzen wij naar uw fiscalist of de belastingdienst: www.belastingdienst.nl.


X

Mijnbedrijfszorg maakt gebruik van cookies. Gaat u hiermee akkoord?

Cookies maken onze website gebruiksvriendelijker. Met cookies verzamelen wij informatie om de inhoud van de website te personaliseren en statistieken om de website te verbeteren. Lees meer over ons cookiebeleid.

Weigeren
Ja, ik ga akkoord